Työväenperinne ry:n tietosuojaohjeet

Työväenperinne ry:n ja Työväenliikkeen kirjaston tietosuojaohjeista ja henkilökunnan perehdyttämisestä niihin vastaa kirjastonjohtaja. Ohjeet ja niihin tulevat päivitykset vahvistetaan Työväenperinne ry:n hallituksessa.

Yleiset ohjeet tietoturvallisuudesta ja siihen liittyvästä riskien hallinnasta

  • Henkilökunnan tietoverkko ja asiakasverkko ovat erilliset siten, että asiakkaat tai asiakaskoneilta ei pääse henkilökunnan käyttämille levyasemille. Etäyhteys esimerkiksi kotoa henkilökunnan levyasemille on järjestetty palomuurin kautta salatulla VPN-yhteydellä, johon henkilökunta pystyy kirjautumaan työkoneillaan, niihin asennetun ohjelman ja käyttäjätunnuksen ja salasanansa avulla.
  • Henkilökunnan tietokoneet suojataan käyttäjätunnuksella.
  • Asiakaspalvelussa käytettävät koneet on suojattu seinämillä, jotta asiakkaat eivät näe ruudulta muiden henkilötietoja.
  • Varattujen kirjojen itsepalvelunoudot merkitään vain varaajan nimen kolmella alkukirjaimella.
  • Henkilökunta ohjeistetaan lukitsemaan tietokoneensa ja asiakaspalvelussa käytettävät yhteiset henkilökunnan tietokoneet aina koneelta poistuessaan.
  • Henkilökunnan koneille ja yhteisille levyasemille, joissa on salassa pidettävää tietoa tai henkilörekistereitä, ei saa olla pääsyä ulkopuolisille.
  • Henkilökunnasta kaikki pääsevät yhteiselle levyasemalle, mutta henkilökunnan salassa pidettäviä tietoja sisältävälle levyasemalle on käyttöoikeudet ainoastaan kirjastonjohtajalla ja hänen sijaisellaan. Jokaisella on käytössään myös oma levyasema, johon muut eivät pääse.
  • Paperisena tai muuna fyysisenä tallenteena säilytettävät henkilörekisterit tai salassa pidettävät aineistot säilytetään lukitussa tilassa.

Henkilötietojen keräämisen perusteet

  • Henkilötietoja saa kerätä vain määriteltyä kirjaston toiminnalle tarpeellista tarkoitusta varten henkilön nimenomaisella suostumuksella.
  • Kun uuden asiakkaan tiedot tallennetaan Helka-kirjastojärjestelmään, on asiakkaalle annettava tieto Helka tietosuojaselosteesta.
  • Kirjaston sähköpostitiedotuksessa ja postitusjakelussa aiemmin olleet henkilörekisterit käydään läpi ja tuhotaan vanhat rekisterit sekä pyydetään käytössä olevissa rekistereissä olevilta vastaus, haluavatko he edelleen olla tätä tarkoitusta varten kootussa rekisterissä.
  • Työväentutkimus-vuosikirjan tilauspyyntökirjeessä v. 2017 kerrottiin, että vuosikirjan tilaajatiedot päivitetään jatkotilaajiksi talousjärjestelmään laskutusta varten. Tilauslomakkeeseen lisätään tai muihin tilauksiin vastataan pyytämällä suostumus luovuttaa tilaajatiedot talousjärjestelmään sekä painopaikkaan tilausten postitusta varten. Näiden tahojen kanssa tehdään kirjallinen sopimus tietojen luovuttamisesta ainoastaan tätä tarkoitusta varten siten, että henkilötiedot tuhotaan, kun niitä ei enää tarvita tätä tarkoitusta varten.

Henkilötietojen luovuttaminen

  • Henkilötietoja ei saa luovuttaa eteenpäin kuin tapauksissa, joissa henkilö on itse antanut siihen suostumuksensa. Myöskään henkilön lainaamista kirjoista tai muusta asioinnista kirjastossa ei saa antaa tietoja.
  • Asiakkaille ei anneta henkilötietoja puhelimessa eikä henkilötietoja välitetä ilman erillistä lupaa sähköpostin välityksellä.
  • Henkilöä itseään koskevien tietojen luovutuksessa, henkilöllisyys on todennettava luotettavasta henkilötodistuksesta.
  • Henkilöllä on oikeus saada pyydettäessä tieto häntä koskevasta tiedosta, jota on kerätty.
  • Työväenliikkeen kirjasto lähettää ennen tietosuoja-asetuksen voimaantuloa kirjaston tiedotuksen sähköpostilistoilla oleville henkilöille pyynnön ilmoittaa sähköpostilla, haluavatko he edelleen olla tiedotuksen sähköpostilistalla (lähetetty 22.5.2018).
  • Jos henkilötietoja luovutetaan ulkopuoliselle toimijalle Työväenperinne ry:n toimintaan liittyvien tehtävien hoitamisessa, esimerkiksi julkaisun tilaajarekisterin  luovuttaminen tilitoimistoon talousjärjestelmään tallennettavaksi laskutusta varten tai painopaikkaan julkaisun postitusta varten, luovutuksen on perustuttuva kirjalliseen sopimukseen, jossa osalliset toteavat, että tietoja käytetään vain tätä asiakkaan hyväksymää tarkoitusta varten ja että rekisterit poistetaan, kun niitä ei enää tarvita tätä käyttöä varten.
  • Työväenkirjaston ystävät ry toimii kirjaston tiloissa. Yhdistyksen jäsenrekisteri on luovutettu kirjastolle Työväentutkimus-vuosikirjan jäsenpostitusta varten sekä kirjaston tapahtumatiedotusta varten. Tästä luovutuksesta on tehtävä yhdistysten välillä kirjallinen sopimus. Työväenkirjaston ystävät ry:n on huolehdittava, että jäsenhakemuksessa annetaan lupa luovuttaa henkilötiedot tätä tarkoitusta varten Työväenliikkeen kirjastolle.

Henkilökunta ohjeistetaan henkilötietojen käsittelyssä

  • Paperi- ja kuvatallenteet sekä tiedostot ja muut tallenteet, jotka sisältävät salassa pidettäviä henkilötietoja on säilytettävä niin, että ulkopuoliset eivät pääse niihin käsiksi.
  • Henkilötietoja sisältävät tallenteet säilytetään ainoastaan niin kauan, kuin on perusteltua tarvetta. Tämän jälkeen ne tuhotaan luotettavasti paperisilppurilla tai poistamalla tiedostot tietokoneen muistista ja levyasemilta.
  • Jokaisen työntekijän on huolehdittava, ettei omiin säilytysvälineisiin jää sellaisia henkilötietoja käsittäviä rekistereitä, jotka eivät ole lainmukaisia tai tarpeellisia säilyttää. Sähköpostista ja tiedostokansioista on poistettava henkilötietoja sisältävät aineistot sitten, kun niiden säilyttämiseen ei ole enää perusteita. Pääsääntöisesti päivystäjä huolehtii tästä yhteisellä asiakaskoneella ja yhteisessä asiakaspalvelutilassa. Paperiset henkilötietoja sisältävät tulosteet kerätään ja viedään tuhottavaksi silppuriin.
  • Henkilötietoja käsiteltäessä huomioidaan, että henkilöiden terveystiedot ovat salaisia ja vain henkilö itse voi antaa omasta terveydestään tietoja.  Sama koskee palkkaukseen liittyviä tietoja. Myös poliittista suuntausta koskevat henkilötiedot luokitellaan arkaluontoisiksi.
  • Kirjasto on julkinen tila, jossa voidaan kuvata ja videoida. Asiasta on kuitenkin tiedotettava asiakkaille. Kuvien käyttötarkoitus on myös informoitava ja henkilö saa kieltäytyä kuvaamisesta tai kuviensa käytöstä. Tämä velvoitetaan myös muut tilaisuuksia järjestävät kertomaan tilaisuuksiin osallistujille.

Työväenperinne ry:n ja Työväenliikkeen kirjaston henkilörekisterit (rekistereitä koskevat tietosuojaselosteet liitteenä)

  • Työväenliikkeen kirjaston tiedotuksen sähköpostilista
  • Kutsuvieraslistat
  • Työväentutkimus-tilaajat
  • Työväentutkimus-kirjoittajalistat
  • Lahjoittajat-mappi (lahjoittajien nimet julkaistaan toimintakertomuksessa, lomakkeeseen lisätään mahdollinen suostumus)
  • Hankintaehdotukset -mappi
  • Työväenliikkeen kirjaston henkilökuntaa koskevat hallinnolliset tiedot: työsopimukset, siviilipalvelussopimukset palkkamääräykset ja päivärahamääräykset, kehityskeskustelulomakkeet, arvioinnit, työterveystiedot

Kirjastossa käsitellään lisäksi muiden ylläpitäjien henkilörekistereitä. Näiden henkilörekisterin ylläpidosta vastaavat mainitut tahot, jotka vastaavat näiden rekisterien tietosuojaselosteista ja siitä, että Työväenliikkeen kirjaston henkilökunnalle on annettu niihin erikseen määritelty käsittelyoikeus. Työväenliikkeen kirjaston henkilökunta noudattaa samoja tiedon suojaamiseen liittyviä periaatteita näiden rekisterien käsittelyssä kuin rekisterien, joiden ylläpitäjä se itse on:

  • Helka-kirjastotietokanta (ylläpitäjä: Helsingin yliopiston kirjasto, ks. liite 1.)
  • Työväenkirjaston ystävät ry:n jäsenrekisteri (ylläpitäjä: Työväenkirjaston ystävät ry)
  • Kirjastossa pidettyjen Tilaisuuksien osallistujalistat, jotka Työväenkirjaston ystävät ry -yhdistys luovuttaa Työväen Sivistysliitolle koulutuskorvausten maksamista varten  (ylläpitäjä: Työväenkirjaston ystävät ry)

LIITTEET

TIETOSUOJASELOSTEET:

  1. HELKA-asiakasrekisterin tietosuojaseloste
  2. Työväenliikkeen kirjaston tiedotuksen sähköpostilista
  3. Työväenperinne ry:n kutsuvieraslista
  4. Työväenliikkeen kirjaston lahjoittajat
  5. Hankintaehdotukset Työväenliikkeen kirjastolle
  6. Työväenliikkeen kirjaston henkilökuntarekisterit
  7. Työväentutkimus-vuosikirjan tilaajat -osoiterekisteri

LIITE 1. HELKA-ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

https://www.helsinki.fi/fi/helsingin-yliopiston-kirjasto/asioi-kirjastossa/asiakkaana-kirjastossa /tietosuojaseloste-helka-tietokanta

(Työväenliikkeen kirjaston henkilökunta toimii tietojen käsittelijänä kirjastojärjestelmässä.)

LIITE 2.  TYÖVÄENLIIKKEEN KIRJASTON TIEDOTUKSEN SÄHKÖPOSTILISTA

Rekisterin ylläpitäjä Työväenliikkeen kirjasto
Sörnäisten rantatie 25 A 1
00500 HELSINKI
Puhelin: 09 766 429 Sähköposti: perinne (at) tyovaenperinne.fi
 
Rekisteriasioita hoitava henkilö Kirjastonjohtaja Tuija Siimes
Sörnäisten rantatie 25 A 1
00500 HELSINKI Puh. 0440 750 429

Rekisterin nimi
 
Työväenliikkeen kirjaston tiedotuksen sähköpostilista
 
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
 
Tiedotuksen sähköpostilistaa käytetään kirjaston tapahtuma- ym. tiedotukseen.  Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen (asiakas ilmoittaa haluavansa tiedotteita). Tiedotuksen sähköpostilista käsittää yksityishenkilöiden sähköpostiosoitteita sekä seuraavat osarekisterit: Tiedotusvälineet (yhteisöosoitteita ja toimittajien henkilökohtaisia osoitteita, jos he ovat antaneet tähän suostumuksen), Työväenperinne ry:n hallituksen jäsenten sähköpostiosoitteet (heidän suostumuksellaan), Työväenperinne ry:n jäsenjärjestöjen yhteystiedot (yhteisöosoitteita ja henkilöosoitteita heidän suostumuksellaan), muut järjestöt (yhteisöosoitteita, henkilöosoitteita heidän suostumuksellaan). Tietoja käsittelee kirjaston henkilökunta, jonka tehtävänä on tiedotus. 
Rekisterin tietosisältö Rekisteriin tallennetaan asiakkaista:
– sähköpostiosoite


Säännönmukaiset tietolähteet
 
Kirjaston tapahtumissa kävijät ym. kiinnostuneet ilmoittautuvat listalle. Työväenkirjaston ystävät ry:n jäsenilmoittautumislomakkeeseen pyydetään lisäämää ruksattava kohta: ”Haluan Työväenliikkeen kirjaston tiedotuksen sähköpostilistalle.”
Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen
 
Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja muuten, paitsi mahdollisesti poliittiseen puolueeseen kuuluminen saattaa ilmetä järjestöjen yhteystietolistalla.
 
Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen
 
Kun sähköpostiosoite ei ole enää voimassa, se poistetaan listalta. Jos henkilöltä ei ole suostumusta ja jos hän pyytää henkilötietojensa poistamista, ne poistetaan.
 
Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi
 
Ei
 
Tietojen säännönmukainen luovutus
 
Tietoja ei luovuteta kirjaston tiedotuksen ulkopuolelle ja osoitelista tallennetaan niin, että yksittäiset vastaanottajat eivät näy muille sähköpostin saajille.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
 
Ei
 
Rekisterin suojauksen periaatteet
 
Kirjaston henkilökunta on koulutettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti. Vain kirjaston henkilökunnalla on pääsy kirjaston sähköpostiohjelmaan, johon rekisteri on tallennettu.
 
Tarkastusoikeus
 
Tietojaan voi tarkastella Työväenliikkeen kirjaston asiakaspalvelussa. Kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan yllä mainitulle yhteyshenkilölle.
 
Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
 
Asiakas voi koska vain pyytää tietojensa korjaamista tai poistamista.

LIITE 3. TYÖVÄENPERINNE RY:N KUTSUVIERASLISTAT

Rekisterin ylläpitäjä Työväenliikkeen kirjasto
Sörnäisten rantatie 25 A 1
00500 HELSINKI
Puhelin: 09 766 429 Sähköposti: perinne (at) tyovaenperinne.fi
 
Rekisteriasioita hoitava henkilö Kirjastonjohtaja / Työväenperinne ry:n sihteeri Tuija Siimes
Sörnäisten rantatie 25 A 1
00500 HELSINKI Puh. 0440 750 429

Rekisterin nimi
 
Työväenperinne ry:n kutsuvieraslistat
 
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
 
Työväenperinne ry:n kutsuvieraslistaa käytetään Työväenperinne ry:n ja Työväenliikkeen kirjaston kutsuvierastilaisuuksien kutsujen lähettämistä varten.
Rekisterin tietosisältö Rekisteriin tallennetaan kutsuvieraista:   henkilön nimipostiosoitesähköpostiosoite


Säännönmukaiset tietolähteet
 
Kutsuvieraslista on koottu alun perin ”Hetki Kalevi Sorsalle” -tilaisuutta varten ja sisältää vuodesta 2005 alkaen tilaisuuteen kutsutut. Muita tilaisuuksia varten kutsuvieraslistaa on päivitetty. Tästä lähtien kysytään kutsuttavilta ensin suostumus ja kutsuvieraslista päivitetään niin, että vain suostumuksen antaneet ja tulevaisuudessa antavat lisätään listalle. 
Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen
 
Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja. 
Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen
 
Kun sähköpostiosoite ei ole enää voimassa, se poistetaan listalta. Samoin osoite, jos ei ole saatu uutta osoitetta tai sähköpostiyhteyttä.
 
Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi
 
Ei
 
Tietojen säännönmukainen luovutus
 
Tietoja ei luovuteta Työväenperinne ry:n ulkopuolelle .
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
 
Ei
 
Rekisterin suojauksen periaatteet
 
Kirjaston henkilökunta on koulutettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti. Vain kirjaston henkilökunnalla on pääsy palvelimelle, johon rekisteri on tallennettu. 
Tarkastusoikeus
 
Tietojaan voi kysyä tai tarkistaa Työväenliikkeen kirjaston asiakaspalvelussa. Kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan yllä mainitulle yhteyshenkilölle.
 
Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
 
Asiakas voi koska vain pyytää tietojensa korjaamista tai poistamista. Tiedot poistetaan, jos tulee tieto henkilön kuolemasta.

LIITE 4. TYÖVÄENLIIKKEEN KIRJASTON LAHJOITTAJAT

Rekisterin ylläpitäjä Työväenliikkeen kirjasto
Sörnäisten rantatie 25 A 1
00500 HELSINKI
Puhelin: 09 766 429 Sähköposti: perinne (at) tyovaenperinne.fi
 
Rekisteriasioita hoitava henkilö Kirjastonjohtaja / Työväenperinne ry:n sihteeri Tuija Siimes
Sörnäisten rantatie 25 A 1
00500 HELSINKI Puh. 0440 750 429

Rekisterin nimi
 
Lahjoitukset Työväenliikkeen kirjastoon
 
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
 
Lahjoittaja allekirjoittaa lahjoituskirjan, jossa hän antaa suostumuksensa siihen, että lahjoitettu aineisto siirtyy lahjoituksen myötä Työväenliikkeen kirjaston omaisuudeksi. Lahjoituskirjojen perusteella lasketaan lahjoitusten määrä vuosittain (tilastointitarkoitus).
Rekisterin tietosisältö Lahjoitustodistukseen merkitään lahjoittajan nimipostiosoitesähköpostiosoiteallekirjoituslahjoitetun aineiston määräLahjoitustodistukseen lisätään kohta, jossa lahjoittaja ruksaa, jos haluaa, että hänen nimensä julkaistaan toimintakertomuksessa

Säännönmukaiset tietolähteet
 
Lahjoittaja 
Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen
 
Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja. 
Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen
 
Lahjoittajamapit kootaan vuosittain arkistoon ja ne säilytetään siellä toistaiseksi.
Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi
 
Ei
 
Tietojen säännönmukainen luovutus
 
Lahjoittajien nimet julkaistaan toimintakertomuksessa vuosittain. Lahjoittajilta pyydetään tähän jatkossa lupa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
 
Ei
 
Rekisterin suojauksen periaatteet
 
Mappi säilytetään lukitussa tilassa. 
Tarkastusoikeus
 
Tietojaan voi kysyä tai tarkistaa Työväenliikkeen kirjaston asiakaspalvelussa. Kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan yllä mainitulle yhteyshenkilölle.
 
Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
 
Lahjoittaja voi koska vain pyytää tietojensa korjaamista tai poistamista.

LIITE 5. TYÖVÄENLIIKKEEN KIRJASTON HANKINTAEHDOTUKSET

Rekisterin ylläpitäjä Työväenliikkeen kirjasto
Sörnäisten rantatie 25 A 1
00500 HELSINKI
Puhelin: 09 766 429 Sähköposti: perinne (at) tyovaenperinne.fi
 
Rekisteriasioita hoitava henkilö Kirjastonjohtaja / Työväenperinne ry:n sihteeri Tuija Siimes
Sörnäisten rantatie 25 A 1
00500 HELSINKI Puh. 0440 750 429

Rekisterin nimi
 
Hankintaehdotukset Työväenliikkeen kirjastoon
 
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
 
Hankintaehdotuksen tekijä kirjaa lomakkeelle omat yhteystietonsa. Niiden avulla voidaan ilmoittaa ehdottajalle, kun kirja on hankittu ja lainattavissa. Hankintaehdotukset kerätään mappiin.
Rekisterin tietosisältö Hankintaehdotuslomakkeeseen kirjataan ehdottajan nimisähköpostiosoitepuhelinnumerohankittavaksi ehdotettu aineisto
Säännönmukaiset tietolähteet
 
Hankintaehdotuksen tekijät
Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen
 
Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja. 
Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen
 
Hankintaehdotusmapit säilytetään lukitussa tilassa. Hankintaehdotuslomakkeet hävitetään paperisilppurissa sen jälkeen, kun kirja on tilattu ja asiakkaalle on ilmoitettu asiasta.
Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi
 
Ei
 
Tietojen säännönmukainen luovutus
 
Ei
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
 
Ei
 
Rekisterin suojauksen periaatteet
 
Mappi säilytetään lukitussa tilassa. 
Tarkastusoikeus
 
Tietojaan voi kysyä tai tarkistaa Työväenliikkeen kirjaston asiakaspalvelussa. Kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan yllä mainitulle yhteyshenkilölle.
 
Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
 
Lahjoittaja voi koska vain pyytää tietojensa korjaamista tai poistamista.

LIITE 6. TYÖVÄENPERINNE RY:N / TYÖVÄENLIIKKEEN KIRJASTON HENKILÖKUNTAREKISTERIT

Rekisterin ylläpitäjä Työväenliikkeen kirjasto / Kirjastonjohtaja Tuija Siimes
Sörnäisten rantatie 25 A 1
00500 HELSINKI
Puhelin: 0440 750 429 Sähköposti: perinne (at) tyovaenperinne.fi
 
Rekisteriasioita hoitava henkilö Kirjastonjohtaja / Työväenperinne ry:n sihteeri Tuija Siimes
Sörnäisten rantatie 25 A 1
00500 HELSINKI Puh. 0440 750 429

Rekisterin nimi
 
Työväenperinne ry:n henkilökuntarekisterit
 
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
 
Henkilökunnan tietoja kerätään työsuhteiden hoitamiseen liittyvissä hallinnollisissa asioissa: työsopimukset, lomat, poissaolot, työterveyshuollon asiakkaat,  sairaustodistukset, palkkausmääräykset, kehityskeskustelulomakkeet, arvioinnit.
Rekisterin tietosisältö Henkilörekisterit ovat hallinnollisella levyasemalla työntekijän nimisosiaaliturvatunnusosoitepuhelinnumerotyösopimuksetsiviilipalvelussopimuksetsairauspoissaolotlomatlääkärintodistuksetpalkkatiedot, päivärahamaksutiedotmatkalaskutpankkitilikehityskeskustelun arvioinnittyötodistukset

Säännönmukaiset tietolähteet
 
Työntekijä, työnantaja, (työ)terveysasema   
Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen
 
Henkilörekisterit ovat hallinnollisella levyasemalla, jota pääsee käsittelemään vain kirjastonjohtaja tai hänen sijaisensa. Paperiset tositteet ovat mapeissa kirjastonjohtajan lukitussa työtilassa. Mappien selässä lukee ”luottamuksellinen”. Ainoastaan liikearkistojen suosituksen mukaisen pitkäaikaisen säilytysajan omaavat aineistot voidaan siirtää arkistoon, merkinnällä ”luottamuksellinen”.
Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen
 
Noudatetaan liikearkistojen suosituksen mukaisia säilytysaikoja yksityisille arkistoille.  Säilytysaikojen jälkeen henkilötietoja sisältävät mapit ja tietokoneella olevat rekisterit tuhotaan.
Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi
 
Ei
 
Tietojen säännönmukainen luovutus
 
Palkka- ja palkkionmaksumääräykset sekä matka- ja päivärahalaskut luovutetaan kuukausittain tilitoimistoon palkanlaskijalle, työsopimusjäljennökset työsuhteen alkaessa. Henkilötietoja välitetään työsuhdeasioissa myös Työväenperinne ry:n (työnantajan) hallitukselle one driven välityksellä hallituksen kokouksien esityslistan ja pöytäkirjan liitteinä merkinnällä luottamuksellinen.  
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
 
Ei
 
Rekisterin suojauksen periaatteet
 
Mapit säilytetään lukitussa tilassa. Tiedostokansio on suojattu: pääsy vain kirjastonjohtajalla tai hänen sijaisellaan. Tiedot välitetään tilitoimistoon tallentamalla ne sovittuun kansioon tai paperipostissa.
Tarkastusoikeus
 
Tietojaan voi kysyä tai tarkistaa kirjastonjohtajalta. Kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan kirjastonjohtajalle.
 
Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
 
Korjaamista voi vaatia perustellusta syystä, poistamista laillisista syistä tai, jos tietoa ei enää tarvita.

LIITE 7. TYÖVÄENTUTKIMUS-VUOSIKIRJAN TILAAJAREKISTERI

Rekisterin ylläpitäjä Työväenliikkeen kirjasto
Sörnäisten rantatie 25 A 1
00500 HELSINKI
Puhelin: 09 766 429 Sähköposti: perinne (at) tyovaenperinne.fi
 
Rekisteriasioita hoitava henkilö Kirjastonjohtaja Tuija Siimes
Sörnäisten rantatie 25 A 1
00500 HELSINKI Puh. 0440 750 429

Rekisterin nimi
 
Työväentutkimus-vuosikirjan tilaajarekisteri
 
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
 
Työväentutkimus-vuosikirjan tilaajarekisterin avulla hallinnoidaan vuosikirjan jatkotilauksia ja muita tilauksia.  Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen (asiakas ilmoittaa tilaavansa vuosikirjan ja ilmoittaa tarvittavat tiedot). Jatkotilauspyyntökirjeessä vuonna 2017 ilmoitettiin, että tiedot päivitetään talousjärjestelmään jatkotilausten laskutusta varten.
Rekisterin tietosisältö Rekisteriin tallennetaan asiakkaista:
– Nimi – Postiosoite – Sähköpostiosoite


Säännönmukaiset tietolähteet
 
Tilauslomake tai sähköpostitilaus.
Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen
 
Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja. 
Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen
 
Kun sähköpostiosoite ei ole enää voimassa, se poistetaan listalta. Tilauksen voi lopettaa koska vain, ilmoittamalla siitä kirjastoon. Tällöin tilaajan tiedot poistetaan. Tilaajarekisteri säilytetään niin kauan kuin tilaukset ovat voimassa.
 
Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi
 
Ei
 
Tietojen säännönmukainen luovutus
 
Rekisteri on luovutettu vuonna 2017 tilitoimiston talousjärjestelmään tallennettavaksi tilaajien suostumuksella. Jatkossa kirjaston henkilökunta päivittää sinne muutokset. Jos osoiterekisteri luovutetaan painolaitokselle vuosikirjan postitusta varten, tehdään sopimus rekisterin hävittämisestä postituksen jälkeen. Tilauslomakkeeseen lisätään kohta, jossa asiakas sallii nämä luovutukset.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
 
Ei
 
Rekisterin suojauksen periaatteet
 
Kirjaston henkilökunta on koulutettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti. Rekisteri on henkilökunnan suojatulla levyasemalla.
Tarkastusoikeus
 
Tietojaan voi tarkastella Työväenliikkeen kirjaston asiakaspalvelussa. Kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan yllä mainitulle yhteyshenkilölle.
 
Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
 
Asiakas voi koska vain pyytää tietojensa korjaamista tai poistamista.