Työväenperinne ry:n ja Työväenliikkeen kirjaston tietosuojaohjeista ja henkilökunnan perehdyttämisestä niihin vastaa kirjastonjohtaja. Ohjeet ja niihin tulevat päivitykset vahvistetaan Työväenperinne ry:n hallituksessa.
Yleiset ohjeet tietoturvallisuudesta ja siihen liittyvästä riskien hallinnasta
- Henkilökunnan tietoverkko ja asiakasverkko ovat erilliset siten, että asiakkaat tai asiakaskoneilta ei pääse henkilökunnan käyttämille levyasemille. Etäyhteys esimerkiksi kotoa henkilökunnan levyasemille on järjestetty palomuurin kautta salatulla VPN-yhteydellä, johon henkilökunta pystyy kirjautumaan työkoneillaan, niihin asennetun ohjelman ja käyttäjätunnuksen ja salasanansa avulla.
- Henkilökunnan tietokoneet suojataan käyttäjätunnuksella.
- Asiakaspalvelussa käytettävät koneet on suojattu seinämillä, jotta asiakkaat eivät näe ruudulta muiden henkilötietoja.
- Varattujen kirjojen itsepalvelunoudot merkitään vain varaajan nimen kolmella alkukirjaimella.
- Henkilökunta ohjeistetaan lukitsemaan tietokoneensa ja asiakaspalvelussa käytettävät yhteiset henkilökunnan tietokoneet aina koneelta poistuessaan.
- Henkilökunnan koneille ja yhteisille levyasemille, joissa on salassa pidettävää tietoa tai henkilörekistereitä, ei saa olla pääsyä ulkopuolisille.
- Henkilökunnasta kaikki pääsevät yhteiselle levyasemalle, mutta henkilökunnan salassa pidettäviä tietoja sisältävälle levyasemalle on käyttöoikeudet ainoastaan kirjastonjohtajalla ja hänen sijaisellaan. Jokaisella on käytössään myös oma levyasema, johon muut eivät pääse.
- Paperisena tai muuna fyysisenä tallenteena säilytettävät henkilörekisterit tai salassa pidettävät aineistot säilytetään lukitussa tilassa.
Henkilötietojen keräämisen perusteet
- Henkilötietoja saa kerätä vain määriteltyä kirjaston toiminnalle tarpeellista tarkoitusta varten henkilön nimenomaisella suostumuksella.
- Kun uuden asiakkaan tiedot tallennetaan Helka-kirjastojärjestelmään, on asiakkaalle annettava tieto Helka tietosuojaselosteesta.
- Kirjaston sähköpostitiedotuksessa ja postitusjakelussa aiemmin olleet henkilörekisterit käydään läpi ja tuhotaan vanhat rekisterit sekä pyydetään käytössä olevissa rekistereissä olevilta vastaus, haluavatko he edelleen olla tätä tarkoitusta varten kootussa rekisterissä.
- Työväentutkimus-vuosikirjan tilauspyyntökirjeessä v. 2017 kerrottiin, että vuosikirjan tilaajatiedot päivitetään jatkotilaajiksi talousjärjestelmään laskutusta varten. Tilauslomakkeeseen lisätään tai muihin tilauksiin vastataan pyytämällä suostumus luovuttaa tilaajatiedot talousjärjestelmään sekä painopaikkaan tilausten postitusta varten. Näiden tahojen kanssa tehdään kirjallinen sopimus tietojen luovuttamisesta ainoastaan tätä tarkoitusta varten siten, että henkilötiedot tuhotaan, kun niitä ei enää tarvita tätä tarkoitusta varten.
Henkilötietojen luovuttaminen
- Henkilötietoja ei saa luovuttaa eteenpäin kuin tapauksissa, joissa henkilö on itse antanut siihen suostumuksensa. Myöskään henkilön lainaamista kirjoista tai muusta asioinnista kirjastossa ei saa antaa tietoja.
- Asiakkaille ei anneta henkilötietoja puhelimessa eikä henkilötietoja välitetä ilman erillistä lupaa sähköpostin välityksellä.
- Henkilöä itseään koskevien tietojen luovutuksessa, henkilöllisyys on todennettava luotettavasta henkilötodistuksesta.
- Henkilöllä on oikeus saada pyydettäessä tieto häntä koskevasta tiedosta, jota on kerätty.
- Työväenliikkeen kirjasto lähettää ennen tietosuoja-asetuksen voimaantuloa kirjaston tiedotuksen sähköpostilistoilla oleville henkilöille pyynnön ilmoittaa sähköpostilla, haluavatko he edelleen olla tiedotuksen sähköpostilistalla (lähetetty 22.5.2018).
- Jos henkilötietoja luovutetaan ulkopuoliselle toimijalle Työväenperinne ry:n toimintaan liittyvien tehtävien hoitamisessa, esimerkiksi julkaisun tilaajarekisterin luovuttaminen tilitoimistoon talousjärjestelmään tallennettavaksi laskutusta varten tai painopaikkaan julkaisun postitusta varten, luovutuksen on perustuttuva kirjalliseen sopimukseen, jossa osalliset toteavat, että tietoja käytetään vain tätä asiakkaan hyväksymää tarkoitusta varten ja että rekisterit poistetaan, kun niitä ei enää tarvita tätä käyttöä varten.
- Työväenkirjaston ystävät ry toimii kirjaston tiloissa. Yhdistyksen jäsenrekisteri on luovutettu kirjastolle Työväentutkimus-vuosikirjan jäsenpostitusta varten sekä kirjaston tapahtumatiedotusta varten. Tästä luovutuksesta on tehtävä yhdistysten välillä kirjallinen sopimus. Työväenkirjaston ystävät ry:n on huolehdittava, että jäsenhakemuksessa annetaan lupa luovuttaa henkilötiedot tätä tarkoitusta varten Työväenliikkeen kirjastolle.
Henkilökunta ohjeistetaan henkilötietojen käsittelyssä
- Paperi- ja kuvatallenteet sekä tiedostot ja muut tallenteet, jotka sisältävät salassa pidettäviä henkilötietoja on säilytettävä niin, että ulkopuoliset eivät pääse niihin käsiksi.
- Henkilötietoja sisältävät tallenteet säilytetään ainoastaan niin kauan, kuin on perusteltua tarvetta. Tämän jälkeen ne tuhotaan luotettavasti paperisilppurilla tai poistamalla tiedostot tietokoneen muistista ja levyasemilta.
- Jokaisen työntekijän on huolehdittava, ettei omiin säilytysvälineisiin jää sellaisia henkilötietoja käsittäviä rekistereitä, jotka eivät ole lainmukaisia tai tarpeellisia säilyttää. Sähköpostista ja tiedostokansioista on poistettava henkilötietoja sisältävät aineistot sitten, kun niiden säilyttämiseen ei ole enää perusteita. Pääsääntöisesti päivystäjä huolehtii tästä yhteisellä asiakaskoneella ja yhteisessä asiakaspalvelutilassa. Paperiset henkilötietoja sisältävät tulosteet kerätään ja viedään tuhottavaksi silppuriin.
- Henkilötietoja käsiteltäessä huomioidaan, että henkilöiden terveystiedot ovat salaisia ja vain henkilö itse voi antaa omasta terveydestään tietoja. Sama koskee palkkaukseen liittyviä tietoja. Myös poliittista suuntausta koskevat henkilötiedot luokitellaan arkaluontoisiksi.
- Kirjasto on julkinen tila, jossa voidaan kuvata ja videoida. Asiasta on kuitenkin tiedotettava asiakkaille. Kuvien käyttötarkoitus on myös informoitava ja henkilö saa kieltäytyä kuvaamisesta tai kuviensa käytöstä. Tämä velvoitetaan myös muut tilaisuuksia järjestävät kertomaan tilaisuuksiin osallistujille.
Työväenperinne ry:n ja Työväenliikkeen kirjaston henkilörekisterit (rekistereitä koskevat tietosuojaselosteet liitteenä)
- Työväenliikkeen kirjaston tiedotuksen sähköpostilista
- Kutsuvieraslistat
- Työväentutkimus-tilaajat
- Työväentutkimus-kirjoittajalistat
- Lahjoittajat-mappi (lahjoittajien nimet julkaistaan toimintakertomuksessa, lomakkeeseen lisätään mahdollinen suostumus)
- Hankintaehdotukset -mappi
- Työväenliikkeen kirjaston henkilökuntaa koskevat hallinnolliset tiedot: työsopimukset, siviilipalvelussopimukset palkkamääräykset ja päivärahamääräykset, kehityskeskustelulomakkeet, arvioinnit, työterveystiedot
Kirjastossa käsitellään lisäksi muiden ylläpitäjien henkilörekistereitä. Näiden henkilörekisterin ylläpidosta vastaavat mainitut tahot, jotka vastaavat näiden rekisterien tietosuojaselosteista ja siitä, että Työväenliikkeen kirjaston henkilökunnalle on annettu niihin erikseen määritelty käsittelyoikeus. Työväenliikkeen kirjaston henkilökunta noudattaa samoja tiedon suojaamiseen liittyviä periaatteita näiden rekisterien käsittelyssä kuin rekisterien, joiden ylläpitäjä se itse on:
- Helka-kirjastotietokanta (ylläpitäjä: Helsingin yliopiston kirjasto, ks. liite 1.)
- Työväenkirjaston ystävät ry:n jäsenrekisteri (ylläpitäjä: Työväenkirjaston ystävät ry)
- Kirjastossa pidettyjen Tilaisuuksien osallistujalistat, jotka Työväenkirjaston ystävät ry -yhdistys luovuttaa Työväen Sivistysliitolle koulutuskorvausten maksamista varten (ylläpitäjä: Työväenkirjaston ystävät ry)
LIITTEET
TIETOSUOJASELOSTEET:
- HELKA-tietokanta
- Työväenliikkeen kirjaston tiedotuksen sähköpostilista
- Työväenperinne ry:n kutsuvieraslista
- Työväenliikkeen kirjaston lahjoittajat
- Hankintaehdotukset Työväenliikkeen kirjastolle
- Työväenliikkeen kirjaston henkilökuntarekisterit
- Työväentutkimus-vuosikirjan tilaajat -osoiterekisteri
LIITE 1. HELKA-ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
(https://helka.finna.fi/Content/about?lng=fi#helka-tietosuojaseloste).
(Työväenliikkeen kirjaston henkilökunta toimii tietojen käsittelijänä kirjastojärjestelmässä.)
| Rekisterin ylläpitäjä | Helsingin yliopiston kirjasto Helka-järjestelmäpalvelut PL 53 00014 Helsingin yliopisto Puhelin: 02941 44310 |
| Rekisteriasioita hoitava henkilö | Tietojärjestelmäpäällikkö Nicola Nykopp Helsingin yliopiston kirjasto PL 53 00014 Helsingin yliopisto Puhelin: 02941 40769 |
| Rekisterin nimi | Helka |
| Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste | Helka-kirjastot käyttävät asiakasrekisteriä lainauksenvalvontaan (mukaan lukien perintä sekä lainauksenvalvontaan liittyvä viestintä) sekä tilastointiin. Lainauksenvalvontaan kuuluu myös virhetilanteiden selvittely. Käsittely perustuu asiakkaan ja kirjaston väliseen sopimukseen (lainat) tai asiakkaan suostumukseen (asiakas luovuttaa itse tietonsa tai ilmoittaa suostuvansa siirtoon opiskelijarekisteristä). Tietoja käsittelevät kirjastojen asiakaspalvelussa työskentelevät sekä järjestelmän ylläpitäjät. |
| Rekisterin tietosisältö | Rekisteriin tallennetaan asiakkaista: – nimi – henkilötunnus – kotiosoite – sähköpostiosoite – puhelinnumero (puhelinnumeron ilmoittaminen on vapaaehtoista) – asiakastunnus – tunnusluku – asiointikieli – asiakasryhmä (esim. opiskelija, henkilökunta, kv-vieras, ulkopuolinen) – tilastoryhmä (esim. tiedekunta) – huomautuksia tarpeen mukaan, esim. sovitut korvauskirjat, myönnetyt erityispalvelut – transaktiotiedot, eli lainat ja maksut Rekisteriin tallennetaan asiakaspalvelun virkailijoista: – nimi – sähköpostiosoite – kirjasto jossa työskentelee – määräaikaisen työsuhteen päättymispäivä – käyttäjätunnus ja salasana |
| Säännönmukaiset tietolähteet | Uudet asiakkaat: – suoraan asiakkaalta – Ilmoittautuessaan yliopistoon uudet opiskelijat, voivat suostua henkilötietojensa siirtoon Helsingin yliopiston opiskelijarekisteristä kirjastojärjestelmään. Henkilötiedot aktivoidaan, kun asiakas tekee kirjaston kanssa sopimuksen asiakkuudesta (Helka-kortti). Olemassa olevien asiakkaiden tietojen päivitys: Jos asiakkaalla on hoitamattomia velvoitteita (palauttamattomia lainoja tai maksamattomia maksuja), virheellisiä yhteystietoja voidaan päivittää yliopiston järjestelmistä, perintätoimiston ilmoittamista tiedoista tai väestörekisterikeskuksen tiedoista. (Perusteena kirjaston ja asiakkaan välinen sopimus). Virheelliset tiedot voidaan poisteta rekisteristä. Kirjastovirkailijat: – esimies tai yhdyshenkilö pyytää ylläpitoa luomaan uuden käyttäjätunnuksen (Käsittelyn peruste on oikeutettu etu, koska työtehtävien hoitaminen edellyttää tietojen käsittelyä) |
| Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen | Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja. |
| Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen | Kerran vuodessa poistetaan järjestelmästä sellaisten asiakkaiden tiedot, joilla ei ole hoitamattomia velvoitteita ja jotka eivät ole kolmeen vuoteen lainanneet tai varanneet mitään. Työntekijän tunnus deaktivoidaan kun työsuhde päättyy, mutta tiedot säilytetään järjestelmässä. |
| Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi | Ei |
| Tietojen säännönmukainen luovutus | Tietoja ei luovuteta kirjaston palveluiden tuottamisessa tarvittavien järjestelmien ulkopuolelle. Kirjastojärjestelmän verkkosivusto käyttää Finna-palvelua: katso Finnan rekisteriseloste Tiedot palauttamattomista lainoista ja maksamattomista maksuista sekä niihin liittyvistä asiakastiedoista voidaan siirtää perintätoimistolle. Suomen viranomaisille luovutetaan tietoa vallitsevien lakien ja säädösten mukaisesti. |
| Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle | Ei |
| Rekisterin suojauksen periaatteet | Asiakaspalveluhenkilökunta on koulutettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti. Tunnukset deaktivoidaan kun henkilön työsuhde päättyy. Teknisellä ylläpidolla kirjastossa ja CSC:llä on pääsy kaikkiin tietoihin suoraan tietokannan kautta. |
| Tarkastusoikeus | Tietojaan voi tarkastella minkä tahansa Helka-kirjaston asiakaspalvelussa. Kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan yllä mainittulle yhteyshenkilölle. |
| Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista | Virheellisistä tiedoista voi ilmoittaa minkä tahansa Helka-kirjaston asiakaspalveluun, jossa ne korjataan viipymättä. Jos asiakkaalla ei ole hoitamattomia velvoitteita, asiakastiedot saadaan poistettua noin viikon sisällä siitä, että asiakas on pyytänyt poistamista. |
LIITE 2. TYÖVÄENLIIKKEEN KIRJASTON TIEDOTUKSEN SÄHKÖPOSTILISTA
| Rekisterin ylläpitäjä | Työväenliikkeen kirjasto Sörnäisten rantatie 25 A 1 00500 HELSINKI Puhelin: 09 766 429 Sähköposti: perinne (at) tyovaenperinne.fi | |
| Rekisteriasioita hoitava henkilö | Kirjastonjohtaja Tuija Siimes Sörnäisten rantatie 25 A 1 00500 HELSINKI Puh. 0440 750 429 | |
| Rekisterin nimi | Työväenliikkeen kirjaston tiedotuksen sähköpostilista | |
| Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste | Tiedotuksen sähköpostilistaa käytetään kirjaston tapahtuma- ym. tiedotukseen. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen (asiakas ilmoittaa haluavansa tiedotteita). Tiedotuksen sähköpostilista käsittää yksityishenkilöiden sähköpostiosoitteita sekä seuraavat osarekisterit: Tiedotusvälineet (yhteisöosoitteita ja toimittajien henkilökohtaisia osoitteita, jos he ovat antaneet tähän suostumuksen), Työväenperinne ry:n hallituksen jäsenten sähköpostiosoitteet (heidän suostumuksellaan), Työväenperinne ry:n jäsenjärjestöjen yhteystiedot (yhteisöosoitteita ja henkilöosoitteita heidän suostumuksellaan), muut järjestöt (yhteisöosoitteita, henkilöosoitteita heidän suostumuksellaan). Tietoja käsittelee kirjaston henkilökunta, jonka tehtävänä on tiedotus. | |
| Rekisterin tietosisältö | Rekisteriin tallennetaan asiakkaista: – sähköpostiosoite | |
| Säännönmukaiset tietolähteet | Kirjaston tapahtumissa kävijät ym. kiinnostuneet ilmoittautuvat listalle. Työväenkirjaston ystävät ry:n jäsenilmoittautumislomakkeeseen pyydetään lisäämää ruksattava kohta: ”Haluan Työväenliikkeen kirjaston tiedotuksen sähköpostilistalle.” | |
| Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen | Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja muuten, paitsi mahdollisesti poliittiseen puolueeseen kuuluminen saattaa ilmetä järjestöjen yhteystietolistalla. | |
| Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen | Kun sähköpostiosoite ei ole enää voimassa, se poistetaan listalta. Jos henkilöltä ei ole suostumusta ja jos hän pyytää henkilötietojensa poistamista, ne poistetaan. | |
| Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi | Ei | |
| Tietojen säännönmukainen luovutus | Tietoja ei luovuteta kirjaston tiedotuksen ulkopuolelle ja osoitelista tallennetaan niin, että yksittäiset vastaanottajat eivät näy muille sähköpostin saajille. | |
| Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle | Ei | |
| Rekisterin suojauksen periaatteet | Kirjaston henkilökunta on koulutettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti. Vain kirjaston henkilökunnalla on pääsy kirjaston sähköpostiohjelmaan, johon rekisteri on tallennettu. | |
| Tarkastusoikeus | Tietojaan voi tarkastella Työväenliikkeen kirjaston asiakaspalvelussa. Kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan yllä mainitulle yhteyshenkilölle. | |
| Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista | Asiakas voi koska vain pyytää tietojensa korjaamista tai poistamista. | |
LIITE 3. TYÖVÄENPERINNE RY:N KUTSUVIERASLISTAT
| Rekisterin ylläpitäjä | Työväenliikkeen kirjasto Sörnäisten rantatie 25 A 1 00500 HELSINKI Puhelin: 09 766 429 Sähköposti: perinne (at) tyovaenperinne.fi | |
| Rekisteriasioita hoitava henkilö | Kirjastonjohtaja / Työväenperinne ry:n sihteeri Tuija Siimes Sörnäisten rantatie 25 A 1 00500 HELSINKI Puh. 0440 750 429 | |
| Rekisterin nimi | Työväenperinne ry:n kutsuvieraslistat | |
| Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste | Työväenperinne ry:n kutsuvieraslistaa käytetään Työväenperinne ry:n ja Työväenliikkeen kirjaston kutsuvierastilaisuuksien kutsujen lähettämistä varten. | |
| Rekisterin tietosisältö | Rekisteriin tallennetaan kutsuvieraista: henkilön nimipostiosoitesähköpostiosoite | |
| Säännönmukaiset tietolähteet | Kutsuvieraslista on koottu alun perin ”Hetki Kalevi Sorsalle” -tilaisuutta varten ja sisältää vuodesta 2005 alkaen tilaisuuteen kutsutut. Muita tilaisuuksia varten kutsuvieraslistaa on päivitetty. Tästä lähtien kysytään kutsuttavilta ensin suostumus ja kutsuvieraslista päivitetään niin, että vain suostumuksen antaneet ja tulevaisuudessa antavat lisätään listalle. | |
| Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen | Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja. | |
| Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen | Kun sähköpostiosoite ei ole enää voimassa, se poistetaan listalta. Samoin osoite, jos ei ole saatu uutta osoitetta tai sähköpostiyhteyttä. | |
| Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi | Ei | |
| Tietojen säännönmukainen luovutus | Tietoja ei luovuteta Työväenperinne ry:n ulkopuolelle . | |
| Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle | Ei | |
| Rekisterin suojauksen periaatteet | Kirjaston henkilökunta on koulutettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti. Vain kirjaston henkilökunnalla on pääsy palvelimelle, johon rekisteri on tallennettu. | |
| Tarkastusoikeus | Tietojaan voi kysyä tai tarkistaa Työväenliikkeen kirjaston asiakaspalvelussa. Kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan yllä mainitulle yhteyshenkilölle. | |
| Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista | Asiakas voi koska vain pyytää tietojensa korjaamista tai poistamista. Tiedot poistetaan, jos tulee tieto henkilön kuolemasta. | |
LIITE 4. TYÖVÄENLIIKKEEN KIRJASTON LAHJOITTAJAT
| Rekisterin ylläpitäjä | Työväenliikkeen kirjasto Sörnäisten rantatie 25 A 1 00500 HELSINKI Puhelin: 09 766 429 Sähköposti: perinne (at) tyovaenperinne.fi | |
| Rekisteriasioita hoitava henkilö | Kirjastonjohtaja / Työväenperinne ry:n sihteeri Tuija Siimes Sörnäisten rantatie 25 A 1 00500 HELSINKI Puh. 0440 750 429 | |
| Rekisterin nimi | Lahjoitukset Työväenliikkeen kirjastoon | |
| Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste | Lahjoittaja allekirjoittaa lahjoituskirjan, jossa hän antaa suostumuksensa siihen, että lahjoitettu aineisto siirtyy lahjoituksen myötä Työväenliikkeen kirjaston omaisuudeksi. Lahjoituskirjojen perusteella lasketaan lahjoitusten määrä vuosittain (tilastointitarkoitus). | |
| Rekisterin tietosisältö | Lahjoitustodistukseen merkitään lahjoittajan nimipostiosoitesähköpostiosoiteallekirjoituslahjoitetun aineiston määräLahjoitustodistukseen lisätään kohta, jossa lahjoittaja ruksaa, jos haluaa, että hänen nimensä julkaistaan toimintakertomuksessa | |
| Säännönmukaiset tietolähteet | Lahjoittaja | |
| Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen | Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja. | |
| Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen | Lahjoittajamapit kootaan vuosittain arkistoon ja ne säilytetään siellä toistaiseksi. | |
| Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi | Ei | |
| Tietojen säännönmukainen luovutus | Lahjoittajien nimet julkaistaan toimintakertomuksessa vuosittain. Lahjoittajilta pyydetään tähän jatkossa lupa. | |
| Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle | Ei | |
| Rekisterin suojauksen periaatteet | Mappi säilytetään lukitussa tilassa. | |
| Tarkastusoikeus | Tietojaan voi kysyä tai tarkistaa Työväenliikkeen kirjaston asiakaspalvelussa. Kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan yllä mainitulle yhteyshenkilölle. | |
| Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista | Lahjoittaja voi koska vain pyytää tietojensa korjaamista tai poistamista. | |
LIITE 5. TYÖVÄENLIIKKEEN KIRJASTON HANKINTAEHDOTUKSET
| Rekisterin ylläpitäjä | Työväenliikkeen kirjasto Sörnäisten rantatie 25 A 1 00500 HELSINKI Puhelin: 09 766 429 Sähköposti: perinne (at) tyovaenperinne.fi | |
| Rekisteriasioita hoitava henkilö | Kirjastonjohtaja / Työväenperinne ry:n sihteeri Tuija Siimes Sörnäisten rantatie 25 A 1 00500 HELSINKI Puh. 0440 750 429 | |
| Rekisterin nimi | Hankintaehdotukset Työväenliikkeen kirjastoon | |
| Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste | Hankintaehdotuksen tekijä kirjaa lomakkeelle omat yhteystietonsa. Niiden avulla voidaan ilmoittaa ehdottajalle, kun kirja on hankittu ja lainattavissa. Hankintaehdotukset kerätään mappiin. | |
| Rekisterin tietosisältö | Hankintaehdotuslomakkeeseen kirjataan ehdottajan nimisähköpostiosoitepuhelinnumerohankittavaksi ehdotettu aineisto | |
| Säännönmukaiset tietolähteet | Hankintaehdotuksen tekijät | |
| Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen | Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja. | |
| Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen | Hankintaehdotusmapit säilytetään lukitussa tilassa. Hankintaehdotuslomakkeet hävitetään paperisilppurissa sen jälkeen, kun kirja on tilattu ja asiakkaalle on ilmoitettu asiasta. | |
| Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi | Ei | |
| Tietojen säännönmukainen luovutus | Ei | |
| Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle | Ei | |
| Rekisterin suojauksen periaatteet | Mappi säilytetään lukitussa tilassa. | |
| Tarkastusoikeus | Tietojaan voi kysyä tai tarkistaa Työväenliikkeen kirjaston asiakaspalvelussa. Kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan yllä mainitulle yhteyshenkilölle. | |
| Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista | Lahjoittaja voi koska vain pyytää tietojensa korjaamista tai poistamista. | |
LIITE 6. TYÖVÄENPERINNE RY:N / TYÖVÄENLIIKKEEN KIRJASTON HENKILÖKUNTAREKISTERIT
| Rekisterin ylläpitäjä | Työväenliikkeen kirjasto / Kirjastonjohtaja Tuija Siimes Sörnäisten rantatie 25 A 1 00500 HELSINKI Puhelin: 0440 750 429 Sähköposti: perinne (at) tyovaenperinne.fi | |
| Rekisteriasioita hoitava henkilö | Kirjastonjohtaja / Työväenperinne ry:n sihteeri Tuija Siimes Sörnäisten rantatie 25 A 1 00500 HELSINKI Puh. 0440 750 429 | |
| Rekisterin nimi | Työväenperinne ry:n henkilökuntarekisterit | |
| Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste | Henkilökunnan tietoja kerätään työsuhteiden hoitamiseen liittyvissä hallinnollisissa asioissa: työsopimukset, lomat, poissaolot, työterveyshuollon asiakkaat, sairaustodistukset, palkkausmääräykset, kehityskeskustelulomakkeet, arvioinnit. | |
| Rekisterin tietosisältö | Henkilörekisterit ovat hallinnollisella levyasemalla työntekijän nimisosiaaliturvatunnusosoitepuhelinnumerotyösopimuksetsiviilipalvelussopimuksetsairauspoissaolotlomatlääkärintodistuksetpalkkatiedot, päivärahamaksutiedotmatkalaskutpankkitilikehityskeskustelun arvioinnittyötodistukset | |
| Säännönmukaiset tietolähteet | Työntekijä, työnantaja, (työ)terveysasema | |
| Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen | Henkilörekisterit ovat hallinnollisella levyasemalla, jota pääsee käsittelemään vain kirjastonjohtaja tai hänen sijaisensa. Paperiset tositteet ovat mapeissa kirjastonjohtajan lukitussa työtilassa. Mappien selässä lukee ”luottamuksellinen”. Ainoastaan liikearkistojen suosituksen mukaisen pitkäaikaisen säilytysajan omaavat aineistot voidaan siirtää arkistoon, merkinnällä ”luottamuksellinen”. | |
| Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen | Noudatetaan liikearkistojen suosituksen mukaisia säilytysaikoja yksityisille arkistoille. Säilytysaikojen jälkeen henkilötietoja sisältävät mapit ja tietokoneella olevat rekisterit tuhotaan. | |
| Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi | Ei | |
| Tietojen säännönmukainen luovutus | Palkka- ja palkkionmaksumääräykset sekä matka- ja päivärahalaskut luovutetaan kuukausittain tilitoimistoon palkanlaskijalle, työsopimusjäljennökset työsuhteen alkaessa. Henkilötietoja välitetään työsuhdeasioissa myös Työväenperinne ry:n (työnantajan) hallitukselle one driven välityksellä hallituksen kokouksien esityslistan ja pöytäkirjan liitteinä merkinnällä luottamuksellinen. | |
| Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle | Ei | |
| Rekisterin suojauksen periaatteet | Mapit säilytetään lukitussa tilassa. Tiedostokansio on suojattu: pääsy vain kirjastonjohtajalla tai hänen sijaisellaan. Tiedot välitetään tilitoimistoon tallentamalla ne sovittuun kansioon tai paperipostissa. | |
| Tarkastusoikeus | Tietojaan voi kysyä tai tarkistaa kirjastonjohtajalta. Kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan kirjastonjohtajalle. | |
| Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista | Korjaamista voi vaatia perustellusta syystä, poistamista laillisista syistä tai, jos tietoa ei enää tarvita. | |
LIITE 7. TYÖVÄENTUTKIMUS-VUOSIKIRJAN TILAAJAREKISTERI
| Rekisterin ylläpitäjä | Työväenliikkeen kirjasto Sörnäisten rantatie 25 A 1 00500 HELSINKI Puhelin: 09 766 429 Sähköposti: perinne (at) tyovaenperinne.fi | |
| Rekisteriasioita hoitava henkilö | Kirjastonjohtaja Tuija Siimes Sörnäisten rantatie 25 A 1 00500 HELSINKI Puh. 0440 750 429 | |
| Rekisterin nimi | Työväentutkimus-vuosikirjan tilaajarekisteri | |
| Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste | Työväentutkimus-vuosikirjan tilaajarekisterin avulla hallinnoidaan vuosikirjan jatkotilauksia ja muita tilauksia. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen (asiakas ilmoittaa tilaavansa vuosikirjan ja ilmoittaa tarvittavat tiedot). Jatkotilauspyyntökirjeessä vuonna 2017 ilmoitettiin, että tiedot päivitetään talousjärjestelmään jatkotilausten laskutusta varten. | |
| Rekisterin tietosisältö | Rekisteriin tallennetaan asiakkaista: – Nimi – Postiosoite – Sähköpostiosoite | |
| Säännönmukaiset tietolähteet | Tilauslomake tai sähköpostitilaus. | |
| Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen | Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja. | |
| Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen | Kun sähköpostiosoite ei ole enää voimassa, se poistetaan listalta. Tilauksen voi lopettaa koska vain, ilmoittamalla siitä kirjastoon. Tällöin tilaajan tiedot poistetaan. Tilaajarekisteri säilytetään niin kauan kuin tilaukset ovat voimassa. | |
| Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi | Ei | |
| Tietojen säännönmukainen luovutus | Rekisteri on luovutettu vuonna 2017 tilitoimiston talousjärjestelmään tallennettavaksi tilaajien suostumuksella. Jatkossa kirjaston henkilökunta päivittää sinne muutokset. Jos osoiterekisteri luovutetaan painolaitokselle vuosikirjan postitusta varten, tehdään sopimus rekisterin hävittämisestä postituksen jälkeen. Tilauslomakkeeseen lisätään kohta, jossa asiakas sallii nämä luovutukset. | |
| Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle | Ei | |
| Rekisterin suojauksen periaatteet | Kirjaston henkilökunta on koulutettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti. Rekisteri on henkilökunnan suojatulla levyasemalla. | |
| Tarkastusoikeus | Tietojaan voi tarkastella Työväenliikkeen kirjaston asiakaspalvelussa. Kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan yllä mainitulle yhteyshenkilölle. | |
| Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista | Asiakas voi koska vain pyytää tietojensa korjaamista tai poistamista. | |