Tietosuojaseloste

Työväenperinne ry / Työväenliikkeen kirjasto: tietosuojaseloste

Henkilötietorekisterinpitäjä tai käyttäjä

Työväenperinne ry
y-tunnus: 0558723-4
/ Työväenliikkeen kirjasto
Sörnäisten rantatie 25 A 1
00500 HELSINKI

Yhteyshenkilö:
Tuija Siimes
tuija.siimes (at) tyovaenperinne.fi
puh. +358 440 750 429

Henkilötietojen keräämisen perusteet ja henkilötietojen käsittely

  • Henkilötietoja kerätään vain määriteltyjä Työväenliikkeen kirjaston tai Työväenperinne ry:n toiminnalle tarpeellisia tarkoituksia varten henkilön suostumuksella tai sopimuksen tai tilauksen tai jäsenyyden perusteella. Tällaisia tarkoituksia ovat kirjastoaineistojen hankintaan ja käyttöön liittyvät palvelut, muu kirjaston toiminta, kirjaston tiedotus, Työväenperinne ry:n kustannustoiminta, julkaisujen toimitustyö, myynti sekä Työväenperinne ry:n yhdistystoiminta ja hallinnollinen toiminta. Henkilötiedot saadaan henkilöiltä itseltään tai Työväenperinne ry:n jäsenorganisaatioilta yhdistystoimintaan liittyen.
  • Kirjaston sähköposti- ja osoitelistoja käytetään em. perusteilla tiedonvälitykseen.
  • Käytämme verkkosivuillamme teknisesti välttämättömiä evästeitä ja haemme tilastollisia tietoja sivujen käytöstä, joiden perusteella ei voi tunnistaa yksittäistä käyttäjää.
  • Jos annat verkkosivujen kautta henkilötietosi esimerkiksi asiakaspalautteen tai aineisto- tai uutiskirjetilauksen yhteydessä, keräämme henkilötietojasi vain näihin tarkoituksiin.
  • Verkkosivustollamme voi olla upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.) ja linkkejä muihin sivustoihin. Toisilta sivustoilta tuodun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.
  • Helka-kirjastojärjestelmän tietosuojaseloste löytyy osoitteesta:
    https://www.helsinki.fi/fi/helsingin-yliopiston-kirjasto/asioi-kirjastossa/asiakkaana-kirjastossa /tietosuojaseloste-helka-tietokanta.
  • Työväentutkimus Vuosikirja julkaistaan ja toimitetaan osittain journal.fi:n järjestelmässä, ja siihen liittyvä tietosuojaseloste löytyy osoitteesta:
    https://journal.fi/journalfi-privacy-policy.pdf
    Toimitustyöhön ja vertaisarviointiin liittyviä henkilötietoja ja julkaisupäätöksiä sekä niihin liittyvää (sähköposti)kirjeenvaihtoa käytetään toimitustyössä ja arkistoidaan tieteellistä ja historiallista tutkimusta varten. Tallennetut tiedot eivät ole julkisia ja niitä käsittelevät vain toimituksen jäsenet.
  • Työväenkirjaston ystävät – Arbetarbibliotekets vänner ry ylläpitää Työväenkirjaston ystävien jäsenrekisteriä.
  • Jos uutiskirjeiden lähettämisessä käytetään ulkopuolista palvelua, sen tietosuojaseloste löytyy uutiskirjeiden yhteydestä.
  • Talous- ja laskutusjärjestelmän sekä sähköisen allekirjoitusjärjestelmän tietosuojaseloste:
    https://www.visma.com/privacy-statement/finland/
  • Työväenperinne ry ja Työväenliikkeen kirjasto käyttävät salattuna sähköpostina suomalaista Turvapostia. Suomen Turvaposti OY:n tietosuojaseloste:
    https://www.turvaposti.fi/index.php?act=rekisteriseloste

Henkilötietojen luovuttaminen

  • Asiakkaan henkilötietoja tai lainaustietoja tai tietoja muusta asioinnista ei luovuteta eteenpäin kuin tapauksissa, joissa henkilö on itse antanut siihen suostumuksensa tai lainsäädäntö niin edellyttää.
  • Asiakkaille ei anneta henkilötietoja puhelimessa eikä henkilötietoja välitetä ilman erillistä lupaa sähköpostin välityksellä.
  • Henkilöä itseään koskevien tietojen luovutuksessa, henkilöllisyys on todennettava luotettavasta henkilötodistuksesta.
  • Henkilöllä on oikeus saada pyydettäessä tieto häntä koskevasta tiedosta, jota on kerätty.
  • Jos henkilötietoja luovutetaan ulkopuoliselle toimijalle Työväenperinne ry:n tai Työväenliikkeen kirjaston toimintaan liittyvien tehtävien hoitamisessa, tietoja käytetään vain tätä henkilön hyväksymää tarkoitusta varten ja rekisterit poistetaan, kun niitä ei enää tarvita tätä käyttöä varten. Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle. Luovutuksen on perustuttuva kirjalliseen sopimukseen Työväenperinne ry:n ja ulkopuolisen toimijan kanssa, esimerkkinä Työväentutkimus Vuosikirjan tilaajarekisterin luovuttaminen tilitoimistoon talousjärjestelmään tallennettavaksi laskutusta varten tai painopaikkaan julkaisun postitusta varten.
  • Julkaisu-/kustannustoiminnassa vertaisarviointiprosessia koskevia henkilötietoja luovutetaan Tieteellisten seurain valtuuskunnalle tai Tutkimuseettiselle neuvottelukunnalle vertaisarviointiin liittyvissä selvitystilanteissa. Vertaisarvioinnin hyvän tieteellisen käytännön noudattamiseen liittyvässä selvitystilanteessa rekisterinpitäjä luovuttaa tarvittavat tiedot asiaa selvittävän organisaation htk-prosessista (hyvä tieteellinen käytäntö) vastaaville henkilöille. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Vertaisarviointiprosessia koskevia henkilötietoja ei luovuteta muille ulkopuolisille. Hyvän tieteellisen käytännön varmistamiseksi vertaisarviointiprosessia koskevia tietoja ei lähtökohtaisesti voida poistaa.
  • Verkkosivuilla ja somepalveluissa vierailijoiden kommentteja saatetaan tarkistaa automatisoidun roskapostiestopalvelun kautta.
  • Kirjasto on julkinen tila. Kirjaston tiloissa ja julkisissa tilaisuuksissa voidaan kuvata ja videoida, ja näitä kuvia ja tallenteita voidaan julkaista.

Henkilötietojen suojaaminen

  • Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä/-käyttäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Henkilötietojen tarkastaminen ja poistaminen

  • Henkilötietoja säilytetään vain se aika, kuin asiakas- tai sidosryhmäsuhde on voimassa.
  • Tiedotuksen sähköpostilistoilta voi erota lähettämällä peruuttamista koskevan viestin osoitteeseen perinne(at)tyovaenperinne.fi.
  • Tietojaan voi tarkastella Työväenliikkeen kirjaston asiakaspalvelussa. Asiakas voi koska vain pyytää tietojensa korjaamista tai poistamista siltä osin kuin rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai lainsäädännölliset velvoitteet eivät tätä estä. Kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan kirjastonjohtajalle / Työväenperinne ry:n sihteerille tuija.siimes(at)tyovaenperinne.fi